Das technische Handbuch, das sich selber schreibt – das ist die große Vision, die viele Hersteller von technischen Produkten haben. Bis diese Vorstellung Realität wird, ist es zwar noch eine Weile hin (sollte sie tatsächlich überhaupt jemals Wirklichkeit werden). Gebrauchsanweisungen und Bedienungsanleitungen werden aber tatsächlich immer „intelligenter“. Einen großen Teil trägt die Parson AG dazu bei.

Gegründet wurde das Unternehmen 2006 in Hamburg von der technischen Redakteurin und heutigen Vorstandsvorsitzenden Ulrike Parson. Seit 2013 ist die Parson AG auch in Berlin vertreten. Betreut werden Kunden aus ganz Europa.

Ulrike Parsons Mann, Manfred Parson, ist für die Finanzen und für die Informationssysteme der Parson AG zuständig. Im Interview mit Nils spricht er darüber, was technische Dokumentation heute schon leistet und wie sie dabei helfen kann, Prozesse zu vereinfachen und Kosten zu sparen. Zudem erklärt er, warum es so wichtig ist, technische Redakteure möglichst frühzeitig in den Entwicklungsprozess einzubinden und nicht erst dann, wenn das Produkt schon steht.

Technische Dokumentation – was ist das überhaupt uns warum ist sie so wichtig?

Die technische Dokumentation ist landläufig bekannt als das Handbuch für die Bohrmaschine oder die Bedienungsanleitung für den Küchenmixer. Ohne eine solche Information darf in Deutschland kein Gerät verkauft werden. Das gilt selbstverständlich auch für größere Geräte und Anlagen. Grundsätzlich gilt: Je größer und komplexer das Produkt, desto komplexer ist auch die technische Dokumentation.

Für die Hersteller ist die technische Dokumentation in erster Linie ein Kostenfaktor. Einerseits sind Unternehmen deshalb bestrebt, die Kosten so gering wie möglich zu halten. Andererseits wollen sie natürlich ihrer gesetzlichen Informationspflicht nachkommen.

Die Parson AG hat sich insbesondere auf die Dokumentation von Software-Anwendungen spezialisiert. Der Fokus liegt dabei aber nicht nur auf dem Nutzen für den Endkunden bzw. dem späteren User der Software, sondern insbesondere auch auf dem Nutzen für die Softwareentwickler, die Hersteller und den Vertrieb. Die Beratung der Unternehmen in Sachen Informationsstruktur und Informationsmanagement ist daher ein essentieller Aspekt der Leistungen von Parson.

Wie technische Dokumentation und Informationsmanagement zusammenhängen

„Teilweise sind Informationen verschüttet, nicht am richtigen Platz oder nicht zur richtigen Zeit zugänglich. Wir haben uns auf die Fahnen geschrieben, Informationen verfügbar zu machen, verständlich zu machen und intelligent zu machen“, erklärt Parson. „Eine Information soll künftig selbst wissen, wie wichtig sie ist, wo sie hingehört, für wen sie wichtig ist, wann sie gebraucht wird – und sich dann selbst dorthin bringen, wo der Bedarf besteht.“

Diese Idee veranschaulicht Parson am Beispiel eines Fahrzeugs: Schon bei der Entwicklung entstehen Informationen, die dokumentiert werden müssen, damit das Fahrzeug von den Kollegen weiterentwickelt werden kann. Wenn das Fahrzeug fertig ist, benötigt das Marketing Informationen, um es bewerben zu können. Der Kunde schließlich informiert sich anhand der Bedienungsanleitung. Darüber hinaus gibt es eventuell noch Aufbauhersteller, denen ebenfalls spezielle Informationen zur Verfügung gestellt werden müssen. Gleiches gilt, wenn Reparaturen anfallen und das Fahrzeug in die Werkstatt muss.

Die Besonderheit dabei: Die einzelnen Beteiligten benötigen individuelle und teils sehr unterschiedliche Informationen. Während sich das Marketing beispielsweise für Farbe, PS und Infotainment-System interessiert, sind für den Aufbauhersteller oder die Werkstatt vielleicht Durchmesser und Material einer bestimmten Schraube relevant.

Das Beispiel zeigt: Nicht jeder benötigt alle Informationen zu einem Produkt. Ziel der technischen Dokumentation sollte deshalb sein, dass jeder nur die Informationen erhält, die er wirklich braucht. So können Handbücher verschlankt und die relevanten Informationen letztlich schneller gefunden werden. Erreicht wird diese gezielte Informationsvergabe durch die Nutzung von Metadaten, anhand derer einzelne Teile oder Anwendungen in bestimmte Kategorien einsortiert werden können.

Nutzerfreundlichkeit als entscheidendes Merkmal

Neben der Verschlankung der technischen Dokumentation für den jeweiligen Leser ist auch die grundsätzliche Nutzerfreundlichkeit ein wichtiges Kriterium, insbesondere dann, wenn es um Software geht. Laut Parson hat sich hier in den letzten Jahren viel getan.

Lange Zeit habe es beispielsweise nur gedruckte Handbücher gegeben, deren Neuauflagen man sich bei Software-Updates kostenpflichtig nachbestellen konnte. Dann sei die Zeit des Downloads gekommen. Zwar eine Verbesserung – problematisch sei hier aber immer noch gewesen, dass sich die Beschreibungen meist auf die Oberflächen der Software beschränkt hätten. Es wurde beschrieben, welcher Button was macht, aber die Dinge wurden nicht aufgabenorientiert erklärt.

Das Problem dabei: In der Regel interessiert es den Anwender nicht, was ein bestimmter Knopf kann. Was er wissen möchte ist, wie er eine bestimmte Aufgabe lösen kann. Früher habe man dann PDFs oder Online-Hilfen nach Stichworten durchsucht. Heute könne man bei vielen Anwendungen oft auch ganz frei Fragen stellen. Microsoft Office 360 ist laut Parson ein gutes Beispiel hierfür.

Diese Evolution von der Bedienungsanleitung zur freien Fragemöglichkeit ist wichtig – nicht nur, weil viele Produkte immer komplexer werden, sondern auch, weil die Innovationszyklen immer kürzer werden und Releases und Updates immer schneller aufeinander folgen. Niemand baut Parson zufolge heute noch ein ganzes Handbuch, das von vorne bis hinten gelesen wird. Und niemand ändere ganze Handbuchstrukturen bei einem neuen Release. Vielmehr gehe es darum, die relevanten Einzelinformationen anzupassen.

Technische Dokumentation als essenzieller Teil der agilen Entwicklung

Die Nutzerfreundlichkeit ist heute immer noch oft eine Herausforderung – und zwar nicht nur bei der technischen Dokumentation, sondern auch bei der Software selbst: „Das Problem ist oft, dass in der Softwareentwicklung viele Funktionen gebaut werden, die so aber vom Anwender gar nicht gesucht werden“, ist Parson überzeugt. Daher sei es extrem wichtig, stets aus Anwendersicht auf das Produkt zu schauen.

Auch dabei könne die technische Dokumentation eine entscheidende Rolle spielen. Denn je früher sie in den Entwicklungsprozess eingebunden werde, desto früher könne festgestellt werden, ob das Produkt den Nutzeranforderungen entspreche: „Die Dokumentation ist mehr als das Aufschreiben von irgendeinem Status“, so Parson. Vielmehr solle sie dem Nutzer den Mehrwert bieten, sofort herauszufinden, wie er am schnellsten zum Ziel komme. Und bei dem Versuch, genau das aufzuschreiben, könne man bereits in der Entwicklung sehen, ob eine Anwendung funktioniere oder eben nicht.

So gesehen sind die technischen Redakteure laut Parson die ersten Betatester und dementsprechend ein essenzieller Teil des agilen Feedback-Prozesses, deren Einbindung die Effizienz erheblich steigern und die Kosten drastisch senken könne.

Viel Spaß beim Zuhören!

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